ข้อมูล และ สารสนเทศ

ข้อมูล และ สารสนเทศ

           

              ข้อมูล(data)  หมายถึง ข้อเท็จจริงที่แสดงถึงลักษณะสถานะหรือเหตุการณ์ต่างๆ  โดยอยู่ใน
รูปแบบที่เหมาะสมในการใช้สื่อสาร แปลความหมายและประมวณผล ซึ่งอาจทำด้วยคนหรือคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างลักษณะข้อมูล เช่น ตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ อีเมล สี สัญลักษณ์ รูปทรง อุณหภูมิ ตัวโน้ต และเสียง

             สารสนเทศ(information) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวณผลได้เป็นสารสนเทศที่มีความ
ถูกต้อง ทันต่อสถานการณ์ที่สนใจ มีความน่าเชื่อถือมีความหมาย มีคุณค่า 
และเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ เช่น เมื่อต้องการนำสารสนเทศในปีที่ผ่านมาที่เพียงพอแก่การตัดสินใจ ตัวอย่างการนำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจ

                ข้อมูล                                  การประมวลผล                        สารสนเทศ 

ระบบสารสนเทศ

                สารสนเทศแบ่งออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ดังนี้

1.  สารสนเทศที่ทำประจำ                                                   

 2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย

3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จำทำขึ้นโดยเฉพาะ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

1. บุคลากร                                             2.  ขั้นตอนการปฏิบัติ                           3. เครื่องคอมพิวเตอร์

4. ซอฟต์แวร์                                          5. ข้อมูล

ประเภทของข้อมูล

การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น  
ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ

ข้อมูลปฐมภูมิ         กับ     ข้อมูลทุติยภูมิ                                                                   

ข้อมูลปฐมภูมิ     คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง
 อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ข้อมูลทุติยภูมิ     
หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไปแล้ว
 ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจน
ได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ  ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล

คุณสมบัติของข้อมูล

ข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้

1. ความถูกต้อง                                      2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน           3. ความสมบูรณ์

4. ความชัดเจนและกระทัดรัด              5.ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ   

                การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและการดูแลสารสนเทศ อาจเป็นข้อ ๆ ดังนี้

1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล               

   2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

                ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล

การเก็บรวบรวมข้อมูล ต้องเก็บข้อมูลให้มากพอ และทันต่อเวลา

การตรวจสอบข้อมูล  ข้อมูลที่เก็บมาต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง ให้มีความเชื่อถือได้
 วิธีการตรวจสอบมีหลายวิธีแล้วแต่ความเหมาะสม ถ้าพบข้อผิดพลาดของข้อมูลต้องแก้ไข 
ข้อมูลที่จะนำไปใช้หรือเก็บบันทึกไว้ต้องถูกต้อง

การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วย

1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล                                      2. การจัดเรียงข้อมูล

3. การสรุปผล                                                     4. การคำนวณ

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งานอาจประกอบด้วย

1. การเก็บรักษาข้อมูล                                           2. การค้นหาข้อมูล

3. การทำสำเนาข้อมูล                                            4. การสื่อสาร

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

          อาจแบ่งตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้เป็น 2 แบบ คือ

1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing)

เป็นการประมวลผลแบบที่ข้อมูลวิ่งจากปลายทางไปยังเครื่องที่ใช้ในการประมวลผล
 การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด เช่น การจองตัวเครื่องบิน การเบิกเงินจากเครื่อง เอทีเอ็ม ฯลฯ

2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)

เป็นการประมวลผลเป็นครั้ง ๆ  โดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนเมื่อต้องการผลก็นำข้อมูล
มาประมวล การทำโพลสำรวจ